Dostali jste za úkol snížit náklady na energie ve firmě a nejlepší cestou se zdá být nové výběrové řízení na dodavatele. Jenže kde začít, když jste to nikdy nedělali? Žádný strach, není to žádná raketová věda. Správně vypsané výběrové řízení na elektřinu nebo plyn je strukturovaný proces, který vám pomůže získat nejlepší možnou cenu a podmínky na trhu. V tomto článku vás provedeme celým postupem od přípravy až po podpis smlouvy. Ukážeme si, jak nastavit zadávací podmínky, jaké dokumenty budete potřebovat a na co si dát při hodnocení nabídek pozor.
Proč se vůbec pouštět do výběrového řízení?
Možná si říkáte, proč ten kolotoč absolvovat. Změna dodavatele energií se může zdát jako spousta papírování a starostí navíc. Opak je ale pravdou, zvlášť u firemních odběrů, kde se bavíme o mnohem větších objemech než u domácností. Pravidelným „soutěžením“ dodavatelů si zajistíte, že vaše cena za elektřinu či plyn odpovídá aktuální situaci na trhu a neplatíte zbytečně moc jen ze zvyku. Nejde ale jen o cenu. Výběrové řízení vám dává příležitost upravit si smluvní podmínky na míru – například délku fixace, způsob fakturace nebo garanci původu elektřiny z obnovitelných zdrojů, což je stále důležitější pro ESG reporting. Je to zkrátka nejlepší způsob, jak mít náklady na energie pod kontrolou a optimalizovat je.
Krok 1: Důkladná příprava aneb poznejte svou spotřebu
Než oslovíte prvního dodavatele, musíte mít naprosto jasno v tom, co vlastně poptáváte. Bez precizní přípravy se neobejdete. Čím lepší podklady si připravíte, tím přesnější nabídky dostanete a tím lépe se vám budou porovnávat. Základem je znát svou historickou spotřebu a její průběh. Shromážděte si faktury za poslední rok, ideálně dva, a připravte si soupis všech vašich odběrných míst.
Co byste měli mít po ruce:
- Seznam všech EAN (pro elektřinu) a EIC (pro plyn) kódů vašich odběrných míst.
- Roční spotřebu pro každé místo v MWh.
- Informace o stávajících smlouvách – hlavně datum, do kdy jsou platné, a jaké jsou výpovědní lhůty.
- Specifické požadavky, jako je například potřeba zelené elektřiny (certifikáty původu) nebo preference určité délky fixace ceny.
Krok 2: Tvorba zadávací (poptávkové) dokumentace
Zadávací dokumentace je v podstatě návod pro dodavatele, co přesně mají nabídnout. Je to nejdůležitější dokument celého výběrového řízení. Musí být jasný, srozumitelný a nesmí být diskriminační. Jeho cílem je, abyste od všech oslovených dodavatelů obdrželi nabídky ve stejném formátu a mohli je tak snadno a férově porovnat. Tento dokument typicky rozešlete vybranému okruhu dodavatelů s žádostí o předložení cenové nabídky. Mnoho firem se zbytečně soustředí jen na cenu za komoditu, ale je důležité definovat i další parametry.
Co by měl poptávkový dokument obsahovat:
- Identifikaci vaší firmy či obce (zadavatele).
- Přesný popis předmětu poptávky (dodávka elektřiny/plynu).
- Seznam odběrných míst (EAN/EIC) s jejich historií spotřeby.
- Požadovanou délku trvání smlouvy (např. 1 rok, 2 roky, na dobu neurčitou).
- Požadovaný typ ceny (fixní, spotová, kombinovaná).
- Jasně definovaná kritéria pro hodnocení nabídek (např. 80 % cena, 20 % smluvní podmínky).
- Termín a způsob pro podání nabídek.
Jak probíhá výběrové řízení s S-úspory?
Nechte si od nás zdarma a nezávazně spočítat, kolik můžete na energiích ušetřit.
Krok 3: Vyhodnocení nabídek a výběr vítěze
Jakmile vám ve stanovené lhůtě dorazí nabídky, přichází na řadu jejich pečlivé porovnání. Nedívejte se jen na konečnou cenu za megawatthodinu. Dodavatelé mohou mít cenu komodity nízkou, ale dohánět to na vysokých stálých platech nebo jiných poplatcích. Všechny nabídky si proto převeďte do jednotné tabulky a porovnávejte jablka s jablky. Zkontrolujte si obchodní podmínky, zejména pasáže o smluvních pokutách, automatickém prodlužování smlouvy (prolongaci) nebo podmínkách pro ukončení smlouvy. Pokud je některá nabídka nejasná nebo neúplná, nebojte se dodavatele vyzvat k jejímu doplnění. Vítězem by se měla stát nabídka, která nejlépe splňuje vaše předem stanovená kritéria, nejen ta cenová.
Nejčastější otázky k výběrovým řízením na energie
Správně zorganizované výběrové řízení vám ušetří statisíce.
Uspořádat tendr na energie se vyplatí, ale vyžaduje to čas a znalosti. My v S-úspory zařídíme celý proces od A do Z za vás, zcela zdarma, a díky síle spojené poptávky vám zajistíme ty nejlepší možné podmínky. Nechte si od nás nezávazně zpracovat analýzu a zjistěte, kolik můžete ušetřit.